Kelompok 4
Anggota Kelompok: 1. Adnan Ahmad Frianzah 50411259
2. Diaz
Zafrullah
52411052
3. Fascal
Toman Rino 52411721
4. Friska
Meiliana Sulistioningsih 52411971
5. Hanafiah
Nasution 53411177
6. Hayri Pradana Harahap 53411269
7. Irwan Kurniadi 53411716
8. Muhammad Syarif Hidayatullah 52411052
9. Ramdhoni 55411833
10. Yudhi
Prasetya 54411663
Sub 3
Materi : Pemasaran dan Tender/Pengadaan
Hanafiah Nasution 53411177
Hayri Pradana HidayatullahHarahap 53411269
PEMASARAN DAN TENDER/PENGADAAN
Barang dan jasa dilakukan
untuk memberikan pelajaran dan banyak penerangan kepada setiap peserta agar
dapat menghindari tindakan persekongkolan dalam mendapatkan tender.
Persekongkolan dalam usaha mendapatkan sebuah tender persediaan barang dan jasa
adalah sebuah tindakan pelanggaran hukum. Praktek ini merupakan bagian dari
tindakan monopoli yang tentunya merugikan pihak lain dan sebuah usaha yang
kotor atau tidak sehat. Tindakan persekongkolan dalam memenangkan sebuah tender
ini melanggar undang undang pemerintah nomor 5 tahun 1999 dengan pasal 22 yang
bunyinya adalah Pelaku usaha dilarang bersekongkol dengan pihak lain untuk
mengatur dan atau menentukan pemenang tender sehingga dapat mengakibatkan
terjadinya persaingan usaha tidak sehat. Dengan demikian, barang siapa yang
melakukan persekongkolan pada saat akan diadakannya sebuah tender penyediaan
barang dan jasa maka akan dapat dipidanakan karena telah ada aturan berlaku
yang mengaturnya.
Selain itu, persekongkolan dalam memenangkan tender ini juga
sangat bertentangan dengan etika pengadaan barang ataupun jasa dan hal ini juga
diatur dalam peraturan presiden. Adapun peraturan presiden yang mengatur
tentang larangan persekongkolan tender ini adalah peraturan presiden nomor 54
tahun 2010 yang menjelaskan tentang pengadaan barang ataupun jasa pemerintah
terutama pasal 5 dan pasal 6. Dalam peraturan presiden tersebut telah jelas
bahwa persekongkolan dalam upaya mendapatkan sebuah tender pengadaan barang dan
jasa sangat dilarang dan melanggar karena merugikan orang lain dan merupakan
bagian upaya yang tidak sehat. Bahkan bisa dikatakan kalau upaya tersebut
merupakan upaya yang kotor. Larangan tersebut ada karena disinyalir akibat
tindakan persekongkolan dalam mendapatkan sebuah tender pengadaan barang
ataupun jasa ini rawan terhadap aktifitas penyimpangan. Banyak hal yang mungkin
akan terjadi pada saat terjadi sebuah persekongkolan ini bisa terjadi sebuah
praktek korupsi, bisa terjadi praktek penggelembungan dana, mark up harga,
penyaluran dana yang tidak tepat sasaran dan lain sebagainya. Maka dari itu,
setiap orang harus dibekali dengan pengetahuan kalau hal tersebut merupakan
sesuatu yang melanggar hukum dan melanggar peraturan perundang undangan.
Dengan demikian, setiap lembaga harus sadar bahwa bimbingan
teknis ini sangat penting sehingga wajib untuk diikuti walaupun tidak secara
prosedur ada jadwal dalam sebuah program lembaga. Tapi untuk mensukseskan
sebuah peraturan perundang undangan terutama dalam pengadaan barang dan jasa
maka bimbingan teknis ini akan menjadi wajib sifatanya bahkan bisa menjadi
urgent. Siapapun yang memiliki inisiatif dan siapapun yang mengikuti inisiatif
akibat terpengaruhi maka akan tetap sama kalau hal tersebut adalah melanggar
hukum. Jadi anda harus berhati hati jangan berpersepsi kalau yang terpengaruhi
mengikuti inisiatif untuk bersekongkol akan mendapatkan keringanan hukum karena
hukum akan sama saja selama itu menjadi sebuah kesepekatan persekongkolan.
Silahkan untuk memperdalami materi persekongkolan tender dalam pengadaan barang
atau jasa ini dengan mengikuti bimbingan teknis bersama lembaga bimbingan yang
telah terpercaya.
STRATEGI DAN TEHNIK PEMBELIAN
A. PENGERTIAN
TEHNIK DAN STRATEGI
Yang dimaksud dengan tehnik pembelian dalam buku ini adalah cara atau metode
bagaimana pembelian itu dapat dilaksanakan. Yang dimaksud dengan strategi
adalah pemilihan cara atau tehnik yang tepat bagi suatu perusahaan, sehingga
perusahaan lebih mampu mempertahankan hidupnya dan mengembangkan usahanya.
Pembelian dilakukan untuk mendapatkan barang atau jasa yang diperlukan oleh
perusahaan. Barang ini begitu datang dapat segera langsung digunakan, atau yang
biasa dilakukan adalah disimpan dahulu digudang untuk beberapa lama sebagai
persediaan menunggu sampai betul-betul digunakan. Dalam hubungan ini dapat
dijelaskan bahwa prinsip pengelolaan barang adalah:
Menentukan jumlah dan jenis barang yang disimpan dalam persediaan sedemikian
rupa sehingga operasi perusahaan berjalan lancar dan tidak terganggu, tetapi
dilain pihak sekaligus harus menjaga biaya investasi yang timbul dari
penyediaan barang tersebut seminimal mungkin.
Prinsip tersebut akan sulit dijalankan apabila tidak disertai dengan cara atau
tehnik pembelian yang sesuai. Biasanya pengaturan pembelian barang akan sulit
dilakukan, dalam kaitannya dengan menjamin terlaksananya prinsip penyediaan
barang diatas, yaitu dalam hal:
1. Waktu pembelian
lama/panjang;
2. Pembelian dari sumber
yang jauh;
3. Pembelian yang sering
telambat;
4. Pembelian dilakukan
dengan cara biasa.
Dengan demikian, sangat jelas ada hubungannya yang erat antara kebjikan
penyediaan barang dan kebijakan atau pun praktik-praktik pembelian. Dalam
tulisan ini akan dibicarakan beberapa hal mengenai cara-cara pembelian yaitu;
1. Pembelian cara biasa;
2. Pesanan selimut;
3. Pembelian atas dasar
konsinyasi;
4. Pembelian tepat
waktu;
5. System kontrak;
6. Kontrak jasa dan
material;
7. Cara-cara lain
seperti Pesanan melalui
telepon, System pemesanan
elektronik, System kas kecil, WeseL perintah
pembelian, Pembelian dengan
kartu kredit, Pesanan terus- menerus.
B. PEMBELIAN CARA BIASA
Cara ini adalah cara biasa atau cara pembelian konvesional yang ditempuh dalam
kegiatan pembelian untuk memenuhi keperluan biasa, rutin, atau pembelian yang
direncanakan atau tidak direncanakanjauh hari sebelumnya, yaitu dengan
menggunakan surat pesanan atau purchase order (PO). Surat pesanan tersebut
menyebutkan jumlah kebutuhan, satuan barang, deskripsi barang, harga satuan,
jumlah harga, valuta yang digunakan, cara pembayaran, cara penyerahan, waktu
penyerahaan, dan hal-hal biasa lainnya. Tidak ada hal-hal atau syarat-syarat khusus.
Beberapa surat pesanan biasa ini antara lain.
1. Jumlah dan nilai
merupakan suatu komitmen penuh;
2. Pengiriman barang
dapat sekaligus atau bertahap;
3. Semua persyaratan
yang menjadi ksesepakatan bersama tertuang secara penuh dalam surat pesanan
atau kontrak.
C. PESANAN SELIMUT
Pesanan selimut atau blanket order (BO) atau blanket purchase order adalah cara
yang popular untuk meningkatkan efisiensi dalam kegiatan pembelian, yang
berakibat pula peningkatan efisiensi dalam pengelolaan persediaan. BO adalah
suatu cara pemesanan atau pembelian sebagai alternative dari cara
pemesanan yang biasa, yaitu atas dasar harga satuan pasti untuk jenis barang.
BO adalah persetujuan pembelian mengenai sejumlah jumlah jenis barang selama
waktu tertentu, atas dasar harga satuan yang disetujui bersama.
1. Kekuatan negosiasi
Beberapa perusahaan telah memanfaatkan cara BO ini dengan meminta reduksi atau
potongan harga. Permintaan potongan harga ini cukup wajar dan ada alasannya
yang masuk akal, yaitu potongan harga karena volume besar. Jenis potongan harga
ini biasanya diberikan oleh penjual apabila terjadi pembelian dalam jumlah yang
sanga besar, baik yang meliputi satu jeni barang maupun beberapa jenis barang.
Jumlah yang besar dapat dalam arti volume atau dalam arti harga.
2. Komitmen minimum
Meskipun maksud BO semula ialah tidak ada komitmen sama sekali untuk membeli
jumlah total yang ada disurat pesanan, namun kenyataanya dilapangan sering kali
mengalami perubahan, dimana kadang-kadang pemasok menuntut pembeli untuk membuat
komitmen besar persentase tertentu dari jumlah yang tercantum dalam surat
pesanan.
3. Keuntungan Blanket
order bagi pembeli.
Beberapa keuntungan dari pihak pembeli yang dapat diperoleh dalam pembelian
yang dapat diperoleh dalam pembelian dengan menggunakan cara BO antara lain
sebagai berikut;
• Pekerjaan yang
berulang dalam memintakan harga atau lelang serta pengeluaran surat pesanan
dapat dihindari
• Pekerjaan lain yang
berkaitan dengan pembelian dapat dikurangi, sepertri pembicaraan lewat telepon, korespondensi, dan kunjungan ke pabrik atau penjual.
• Mendapat potongan
harga karena membeli dalam jumlah besar atau harga banyak;
• Penurangan persediaan
barang, karena penyerahan barang hanya dilakukan kalau barang sudah benar-benar dipakai;
• Pengadaan barang
menjadi lebih pasti dan terjamin;
• Waktu para pembeli
dapat lebih difokuskan pada penanganan pembelian barang yang lebih rumit.
• Akhirnya, semuanya
itu akan meningkatkan efisiensi perusahaan.
Proses pemilihan pemasok dalam BO tidak selalu harus dengan penunjukkan
langsung, tetapi juga bias dilakukan secara tender, bahkan kebanyakan dilakukan
dengan cara ini. Namun, kecenderungan yang ada, seperti yang sudah disebutkan
diatas, adalah mengembangkan lkemitraan pembeli-penjual, sehingga cara yang ditempuh
tidak dengan penunjukkan langsung atau tender, tetapi dengan seleksi dan
penelitian. Yang diteliti antara lain menyangkut :
• Fasilitas pabrik;
• Mutu produk/ barang;
• Mesin-mesin pabrik;
• Labolatorium yang
dimiliki;
• Tehnologi yang
digunakan;
• Tenaga ahli yang
dimiliki;
• Manajemen mutu;
• Keadaan keuntungan;
keadaan keuangan;
• Pengalaman.
4. Kerugian dan
keuntungan blanket Order bagi Penjual
Untuk memahami lebih lanjut mengenai BO ini, baik juga pula apabila BO tersebut
dilihat dari sudut pandang penjual. Walapun kelihatannya BO tersebut sangat
atraktif bagi para penjual karena ada kepastian pembelian dalam jumlah yang
sang besar untuk periode waktu yang lama, tetapi ada juga beberapa
kelemahannya, kalau tidak boleh dikatakan kerugian, bagi para penjual, antara
lain:
• Angka perkiraan
tentang pengguna barang dalam setahun sering kali tidak realities dan cenderung
kelebihan;
• Dalam hal seperti
ini, pada akhir perjanjian, penjual akan terkena bebab berupa penumpukan barang
digudang mereka;
• Akibat dari dua hal
diatas, penjual dapat menanggung kerugian karena harga dihitung berdasarkan
antisipasi jumlah penjualan yang dicantumkan dalam kontrak BO;
• Sering kali harga
yang diperjanjikan adalah atas dasar “biaya plus”, yang memerlukan transparansi
dalam pembukuan pihak penjual;
• Kontrak dalam jumlah
besar yang dihentikan akan sangat akan mempengaruhi volume penjualan penjual secara mendadak dan sangat memperkuat posisi saingannya yang mendapatkan
kontrak BO baru;
• Dinegara yang sedang
berkembang, dimana masi diperlukan pemerataan pendapat, khusunya bagi golongan ekonomi lemah, pembelian dalam jumlah besar menghilangkan kesempatan mereka
untuk ikut serta dalam penawaran;
• Sering kali penjual
dituntut untuk menggunakan EDI, khususnya di Negara maju, sehingga meningkatkan biaya pembukuan;
• Permintaan potongan
harga dari pihak pembeli sering kali berlebihan sehingga dapat mengurangi lagi keuntungan penjual.
Keuntungan BO antara lain sebagai berikut:
• Begitu suatau
persetujuan dicapai untuk mengadakan jual beli berdasarkan BO, biaya penjualan
penjual akan langsung turun;
• Gambaran yang lebih
pasti mengenai jumlah penjualan akan lebih memudahkan penjual untuk mengadakan perencanaan arus kas, mengadakan bahan baku, persedian barang, dan produksi;
• Karena biasanya
penaggihan BO dilakukan bulanan, maka lebih menyederhanakan administrasi
keuangan dan dan pengaturan arus kas.
D. PEMBELIAN ATAS DASAR
KONSINYASI
Istilah mengandung pengertian kebijakan pembelian sedemikian rupa sehingga
mengakibatkan perusahaan tidak perlu menyimpan barang dalam persedian, sehingga
tidak terkena biaya penyimpanan yang begitu besar. Biaya penyimpanan yang besar
ini terdiri dari beberapa jenis biaya, yang secara garis besar dapat diperinci
sebagai berikut;
1. Biaya bunga dari investasi
berupa barang (ini merupakan biaya yang terbesar);
2. Biaya preservasi atau
pengawetan;
3. Risiko kehilangan;
4. Risiko tinggal guna
(obsolescence)
5. Risiko menjadi
persediaan mati;
6. Sewa atau depresiasi
gudang;
7. Biaya asuransi;
8. Biaya bongkar muatan
barang;
9. Biaya karyawan
gudang;
10. Biaya teknologi
informasi;
11. Biaya umum operasi
gudang seperti listrik, air dan sejenisnya;
Pembelian secra koninyasi mempunyai keuntungan baik intuk pembeli maupun untuk
penjual. Bagi pembeli, keuntungan itu antara lain:
1. Waktu pembelian
menjdai semakin pendek;
2. Pembelian tidak
terikat pada investasi berupa barang digudang, sehingga menghindari biaya
penyediaan barang;
3. Pekerjaan
administrasi akan lebih sederhana dan sedikit;
4. Penyediaan barang
lebih terjamin;
5. Secara total, biaya
akan lebih kecil
.
Sedangkan keuntungan bagi penjual antara lain;
1. Ada jaminan penjual
selama waktu kontrak;
2. Usaha markering dapat
lebih difokuskan kepada pembeli lain;
3. Pekerjaan
administrasi akan lebih sedikit dan sederhana;
4. Dalam hal pembelian
konsinyasi, keprluan ruangan penyimpan data dapat dihemat atau dapat digunakan
untuk barang lain.
E. PEMBELIAN TEPAT WAKTU
Tehnik pembelian cara lain adalah pembelian tepa waktu atau just-in-time
purchasing (JIT), yaitu suatu metode yang sangat popular digunakan oleh
perusahaan-perusahaan jepang. Pembelian JIT adalah bagian integral dari
keseluruhan konsep manajemen JIT. Konsep ini bertolak dari pemikiran dan
pandangan bahwa inventory is evil, karena menyangkut masalah biaya, mutu dan
administrasi yang besar. Konsep JIT bermaksud menghilangkan ketergantungan pada
penyediaan bahan baku, produksi jadi dan suku cadang.
F. SISTEM KONTRAK
Salah satu variasi dalam pembelian JIT adalah “sistem kontrak” atau system
contracting. Dalam system pembelian ini tehnik pembelian ditekankan pada
pembelian dan pengisian kembali persediaan barang yang keperluannya berulang
dengan megurangi biaya dan waktu administrasi. System kontrak adalah suatu
kontrak induk yang mencangkup berbagai kebutuhan barang sebagai hasil dari
negosiasi dengan persyaratan, harga satuan, dan waktu penyerahan tertentu.
Perbedaan dengan BO pembelian konsinyasi, dan pembelian JIT adalah sitem
kontrak mencangkup jangka waktu yang lebih panjang, menyangkut pula perjanjian
penyediaan barang digudang dan jasa-jasa lain yang terkait, serta menyangkut
barang yang telah dicantumkan dalam catalog. Dibandingkan dengan jenis-jenis
yang telah disebutkan terdahulu, sitem kontrak berbeda dalam hal-hal sebgai
berikut.
1. Kurang formal;
2. Berjangka lebih
panjang;
3. Menyangkut barang
standar;
4. Lebih transparan;
5. Tergantung pada
penagihan secara berkala;
6. Memungkinkan staf
diluar fungsi pembelian untuk meminta pengiriman;
7. Menggunakan catalog
khusu penjual sebagai referensi;
8. Rekanan mengisi
sendiri persediaanya kembali;
9. Volume pembelian
tidak perlu dicantumkan.
Perbedaan-perbedaan yang telah disebutkan diatas sebagian dapat dijelaskan
secara lebih terperinci sebgai berikut:
1. Kurang formal
Dalam system kontrak, tidak hanya kontraknya berjangka lebih panjang, tetapi
juga terkait dengan tingkat kepercayaan dan saling ketergantungan yang tinggi.
Cukup banyak jasa yang diharapkan dari rekanan.
2. lebih transparan
dalam menganalisis keperluan barang oeleh pembeli, biasanya rekanan pemasok
dapat membantu. Data keperluan jenis, jumlah, dan waktu yang lalu merupakan
catatan yang sangat penting dalam memperkirakan keperluan yang akan datang.
3. Standardisasi
Dalam sitem kontrak, pembeli hanya akan menerima barang produksi atau yang dibuat
oleh pemasok saja, sehingga secara tidak langsung menerima barang yang standar
.
4. Catalog
Catalog pemasok merupakan sesuatu yang vital dalam system ini dan juga
merupakan perbedaan yang nyata dengan system yang lain. Catalog merupakan
identifikasi barang yang diperjanjikan.
5. Pemintaan pengisian
persediaan
tugas yang biasanya menjadi tanggung jawab organisasi pembeli ini dilaksanakan
oleh organisasi penjual, sehingga mengurangi tugas dan resiko pembeli dalam
penyediaan barang.
6. Pembayaran
Meskipun tiap faktur akan mencangkup tiap pengiriman, tetapi pengihan dapat
dilakukan secara berkala sesuai dengan perjanjian, yakini bulanan atau tiap
tiga bulan atau tiap satuan waktu lainnya.
Dari pebedaan-perbedaan diatas dapat ditarik kesimpulan mengenai keuntungan-keuntungan
menggunakan system kontrak tersebut, bagi pembeli, keuntungan-keuntungan
tersebut antara lain adalah:
• Mengurangi persedian
barang;
• Mengurangi
administrasi barang;
• Meningkatkan
standarisasi;
• Mengurangi
permintaan/ perhitungan pengisian kembali;
• Mengurangi
pemeriksaan penawaran;
• Mengurangi surat
pesanan;
• Mengurangi surat
pemberitahuan pengapalan;
• Mengurangi frekuensi
penagihan;
• Mengurangi ruangan
penyimpanan;
• Mengurangi resiko
tinggal guna, resiko kehilangan, dan resiko persediaan mati;
• Mengurangi negosiasi
harga;
• Akhirnya, mengurangi
biaya dan meningkatkan efisiensi.
Disamping itu ada keuntungan-keuntungan yang diperoleh penjual antara lain
adalah;
1. Menghemat usaha dan
waktu wiraniaga;
2. Waktu dihemat dapat
digunakan untuk konsentrasi pada usaha lian, misalnya menghubungi pelanggan
lain atau menggarap penjualan barang lain;
3. Mengurangi pekerjaan
administrasi seperti pembuatan penawaran faktur, dan daftar kesepakatan;
4. Penjualan
untuk periode tertentu dan jumlah tertentu telah terjamin;
5. Akhirnya,
meningkatkan keuntungan.
G. KONTRAK JASA DAN
MATERIAL
Ada system pengadaan atau pembelian barang lain lagi, yang bertujuan meunjang
kebijakan pengendalian persediaan yang lebih ekonomis, yaitu pembelian barang
disatukan dengan jasa yang bersangkutan, umpamanya pembelian jasa pemeliharaan
peralatan barang atau suku cadang yang diperlukan. Jenis kontrak ini sering
disebut all in contract, artinya kontrak jasa termasuk material/ suku cadang
yang diperlukan. Ada beberapa keuntungan diperoleh dari pembeli dengan menempuh
system pengadaan barang seperti ini:
1. Pembelian tidak perlu
menghitung perkiraan keperluan barang nya;
2. Pembeli tidak perlu
menyimpan barang atau suku cadang;
3. Biaya penyediaan
barang tidak ada;
4. Resiko penyediaan
mati da tinggal guna tidak ada;
5. Barang yang berlebih
atau tidak dipakai, dikembalikan dan tidak perlu dibayar;
6. Pemeliharaan lebih
handal.
Jein pemeliharaan dan pengadaan material semacam itu biasanya dilakukan dengan
outsourcing atau “dikontrakkan”. Namun, untuk memperoleh keuntungan-keuntungan
tersebut, perlu beberapa persyaratan antara lain sebagai berikut:
1. Barang
atau suku cadang harus dipastikan yang betul-betul asli atau memenuhi standar
yang diperlukan;
2. Harga barang dengan
membeli sendiri tidak jauh lebih murah daripada kalau membeli dengan system tersebut;
3. Oleh karena itu perlu
dipastikan kewajaran harga dan mutu.
H. CARA-CARA LAIN
Disamping tehnik atau cara-cara yang telah disebutkan di atas. Masih ada
beberapa cara lain lagi seperti berikut ini:
1. Pesanan telepon
Digunakan apabila pembeliannnya kecil, baik jumlahnya maupun nilainnya dan
sudah biasa dilakukan baik atas persetujuan sebelumnya maupun memang merupakan
salah satu bentuk layanan dari penjual.
2. Pesanan secara
elektronik
Yang lebih dikenal dengan EDI makin lama makin popular digunakan oleh
Negara-negara berkembang dan dikarenakan lebih efisien dalam arti, sangat cepat
serta menghindari menggunakan kertas dan file yang terlalu makan tempat.
3. Wesel perintah
pembelian
Wesel perintah pembelian atau purchase order draft adalah sejenis surat pesanan
yang disertai dengan formulir cheque yang belum diisi.
4. Pembelian kas kecil
Pembelian kas kecil atau petty cash system digunankan untuk membeli kecil-kecil
yang dapat dibayar sekaligus atau seketika uang kas yang disimpan oleh pembeli.
5. Pembelian dengan
kartu kredit
Sama dengan sitem pembelian kas kecil, hanya pembayarannya tidak secara tunai,
tetapi dengan kartu kredit yang dimiliki oleh para pembeli yang dibebankan
kepada perusahaan.
6. Pembelian cara terus
menerus
Cara atau tehnik pembelian ini, yang disebut juga standing order, biasanya
dilakukan dengan mengadakan kontrak atau melaukan perjanjian dahulu.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar